在職中・退職後の転職活動の進め方

縁の下の力持ち!事務職の種類と転職活動。未経験もこれで採用

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事務員

あなたは事務職と聞くとどのようなイメージをもたれますか?

パソコンに向かって書類を作成する、サポーターとして雑務をこなす、電話応対をする・・・。一言で事務とは言っても、仕事の幅は多岐にわたります。

まさに事務職とは、ビジネスを支える縁の下の力持ちと言えるでしょう。

そこで今回はそんな幅広い分野で活躍できる事務職についてお話したいと思います。

事務職とはどんな仕事か?一般的な仕事内容

冒頭申し上げたとおり事務職の仕事は多岐に渡りますが、世間一般的でいう事務職の主な仕事は以下がメインとなります。

 

事務職の主な仕事「契約書などの各種書類の作成・発行」

「来訪者の受付」

「取引先やお客様からの電話・メール対応」

「郵便物の回収や発送」

「注文処理や計上処理」

「ファイリングや資料作成」

「名簿の作成や管理」

「文章やデザインの作成」

「消耗品の管理」

ただしこれらは部署によって内容も変わってきます。

例えば営業部門での事務職であれば、営業職の人の仕事のサポートをすることもありますし、専門的な部門であれば専門分野を扱うこともあります。

作業は細かなものが多いですが、会社を経営する上でなくてはならない作業ばかりですので、縁の下の力持ち的側面が事務職にはあるのです。

事務職が他の職種より良い点 

身につくスキル・今後のキャリアで有利になるもの

一般的な事務職の仕事は先ほど挙げたとおり。これは業界問わず、どこも同じような流れで行います。

したがい一度一般事務の仕事を行えば、その経験は業界問わず様々な業界で事務職として発揮することが可能です。転職時にも事務経験ありの一言があれば、それは一気に自身の強みと化すのです。

また一般事務を経験すると、自然とパソコンスキルやビジネスマナーが身につきます。したがい仮に事務職でない業界に転職するとなった際にも、その経験やスキルを活かすことが可能なのです。

例えばアパレル業界。店頭販売で接客の際には学んだマナーが活かせますし、また日々の売上や在庫管理等々の際のパソコン作業もなんなくこなせます。一般事務での経験や身に就くスキルは相当なものなのです。

待遇や労働環境など

もし仕事とプライベート両方とも充実させたい、残業は極力したくないと考えているのであれば、事務職を強くおすすめします。

所謂総合職の場合、ノー残業デーやワークライフバランスの向上を謳っている企業であっても、実際はなかなかプライベートを充実させることができていません。どうしても毎日が仕事漬けの日々となってしまいます。

しかし事務職の場合はそうではありません。仕事の後に友人と出かけたり、習い事をやったり等々、休日以外でもきちんと自分の時間を確保できるケースが多いのです。

実際、私の周りの事務職の女性は日々アフター5を楽しんでいます。勿論、繁忙期には事務職であっても残業が必要になってはきますが、それでも総合職が行うようなハードな深夜残業にまではまずなりません。

給与は総合職や他の職種よりも低い、でもその分プライベートは充実できる。それが事務職の待遇・労働環境と言えるでしょう。

男性社員
事務職はワークライフバランスが充実しているんですね!

事務職に必要な資格とスキル。

事務職での資格

医療事務等の専門知識が要求されるもの以外は基本的には資格は不要です。一般事務等はあくまで未経験者でも働くことができますし、経験者であればそれはそれで資格がなくてもその経験が重宝されます。

一般的な事務職であれば、これといった必須スキルはありません。

ただ、エクセルやワード等のパソコンスキルがあれば、それは非常に大きな強みになります。と言いますのも、一般的な事務の場合は、仕事の9割がパソコンでの作業になるからです。

また簿記ができれば仕事の幅を広げることができるでしょう。

事務職に向いている性格・向いていない人

また事務職の向き・不向きですが、「ルーティーンワークを行うのが好き」、「細かい作業が好き」という人は向いていると言えます。

事務の仕事は、大半が同じプロセスでの作業の繰り返しです。例えば営業事務であれば、営業の流れは顧客や商材が変わったとしても基本的には同じです。

したがい取引が発生する度に、事務職は同じ作業を繰り返し行うことになります。

また細かい作業については、計数管理が良い例でしょう。データを打ち込む仕事、間違いがないか確認する作業等、煩雑な仕事が事務職には多いです。

ゆえに、そのような細かい作業が好きであれば、それを活かすことができるのです。

一方、事務職に不向きな人というのは、今挙げた作業が嫌いという人は勿論、「外回りや出張を頻繁にしたい」という人でしょう。要は事務職の仕事の約9割がパソコン作業、所謂デスクワークです。

したがい、オフィスの外に出て仕事を行うということがほぼありません。オフィスにこもっているのではなく、外に出て動き回りたいなんて人には、事務職は向かないのです。

事務職に興味があったとしても、このような現実をきちんと理解していないと後々後悔してしまいます。是非気をつけてくださいね。

男性が事務職に就く場合

男性が事務職に就く難易度

事務職と聞くと女性の仕事と考える人も多いでしょうが、実はそのようなこともありません。

男性でも事務職に就くということは、可能と言えば可能なのです。例えば経理、財務、会計事務などは男性でも就く人がいます。ただし男性の事務職就職というのは、狭き門ではあります。

と言いますのも、企業によっては男性の事務職を募集していないというところが多数存在するからです。例えば新卒採用の場合、大企業で男性の事務職を積極的に募集しているところは私の経験上は聞いたことがありません。

これは「事務職=女性の仕事」としてはっきりと区別を行っている企業が多く存在することが背景です。将来的にも長く働いてくれる可能性のある男性には、将来の幹部候補になって貰うべく、事務職ではなく総合職として働いて欲しいと考えているのです。

したがい男性が事務職を希望する場合、まず企業探しから根気強くスタートする必要があるのです。

男性でも採用されやすい事務職

男性の事務職採用は厳しいという現実はありながらも、比較的採用されやすい事務職というのも存在します。

それは、先ほども挙げましたが「経理、財務、会計事務」です。ただ採用の条件としては、「将来の経営幹部候補」を挙げているところがほとんどです。

要は、女性の事務職とは異なるのです。長期的に働いて欲しい、その分野でプロフェッショナルになり将来は経営幹部にまでなって欲しいというような思いが込められているのです。

そのため、課せられる責任や求められるレベルと言うのは高いもの。所謂、女性の事務職とは条件が異なるということはきちんと理解しておきましょう。

事務職の種類と用語 未経験におすすめの事務職

それではこれより、より具体的に事務職にはどんな種類があるのかを解説させていただきます。

また事務職を目指して就職活動する際、頻繁に出てくる用語に関しても簡単に解説を行いますので、ぜひご覧ください。

一般事務・営業事務

冒頭から申し上げている世間一般で言われる事務職が一般事務です。日々の取引に伴って付随する事務処理を行います。

電話応対、各種書類の作成、データ管理、デリバリー手配、計上処理等々、仕事内容は様々です。

一度経験しますと、業界問わず活躍できるのでおすすめです。

営業事務の場合は、営業担当者のサポートをするのが主な仕事で、書類作成や在庫管理など仕事内容は一般事務と似ていますが、営業担当者の方や外部の方など、他の方と関わる仕事内容が多くなります。

人と関わる仕事ですので、コミュニケーション能力や対応力なども求められます。

事務職未経験からでも就職しやすいのが一般事務と営業事務です。

経理・財務・会計事務

「経理・財務・会計事務」は会社全体の「数字」に関わる仕事を行います。

各部門ごとに計上された利益、経費処理等々を取りまとめ、会社の数字として適切に処理をします。会社の存続や信用問題にも関わる大切な処理であるため、正確性が求められる仕事です。

こちらも業界問わず活躍できるので、経験者は転職時にも重宝されるでしょう。

総務事務

「総務事務」は会社の中の「何でも屋さん」と言ってよいでしょう。

「何でも屋さん」と聞くとネガティブなイメージを持つかもしれませんが、そのようなことはありません。

会社や社員が日々の取引や活動をスムーズに行えるよう、文書管理や保安・防災業務、慶弔業務、各種イベント開催など様々なことに取り組むのが総務の仕事なのです。

未経験でも問題ないですが、事務的仕事を全般にできる人材が求められることが多いので、事務職経験者は重宝されます。

人事労務事務

人事と聞くと、採用活動、人事異動を扱うイメージが強いかもしれませんが、それ以外にも教育・研修、給与計算や社会保険手続きといった労務関連などを扱うのが人事労務事務の事後とです。

総合事務同様、仕事内容は様々ですが、社会保険や労働保険、税金などの知識が必要となってくるので、それらに興味を持っている方におすすめです。

専門的な知識を得られますので、経験すれば業界問わず活かすことができます。

秘書

各種事務処理、文書作成、スケジュール管理、来客対応などなど、上司の身の回りのサポートをするのが仕事です。

庶務を行うとは言えど、高度な事務スキルやビジネスマナーが求められます。こちらも経験すれば業界問わず活かすことが可能です。

受付事務

来客時の受付を専門的に担当する事務です。担当部署に連絡する、来客を案内する等が一般的な仕事です。

比較的未経験からでも始められる仕事です。

貿易事務

貿易実務を専門的に行う事務です。

輸出・輸入取引の手配、またそれに伴って発生する各種書類の作成等々を行います。貿易実務の理解は必須といえるでしょう。

一度経験を積めば、業界問わずその知識や経験を活かせますので貿易実務に興味がある方におすすめです。

医療事務

病院やクリニック等で受付、会計、カルテの管理やレセプト業務(診療報酬請求業務)を行います。かなりの専門知識が求められますので、専門学校に通ったり、資格を取得したりして専門知識を身につけてから就くのがおすすめです。

一度資格を取りますと、多くの医療機関で活かすことができます。

未経験でも採用されることはありますが、即戦力を期待されることが多いので、それなりの知識や仕事に対する向上心が必要です。

宅建事務(不動産業事務)

不動産関連の取引に特化した事務ですが、店頭図面の作成や資料作成以外は、基本的には一般事務と同じような仕事をします。

事務ですので宅建資格はマストではありませんし、未経験者大歓迎です。

介護事務

介護サービス施設や事業所での受付、レセプト業務(介護報酬請求業務)、その他介護に関する手続きを行います。

資格の取得は必須ではありませんが、介護に関する事務処理を行うため、専門知識、特に介護保険に関する知識はマストですが、需要が増えている仕事ですので、未経験者でも問題ありません。

歯科事務

所謂、歯科受付の仕事です。

医療事務同様、受付、会計、カルテの管理、レセプト業務、予約管理が主な仕事です。

資格や経験があると多くの歯科で活かすことができます。

パラリーガル

弁護士事務所での事務です。

あくまで弁護士をサポートする仕事ですので、直接法律に関わるような仕事は行いません。

一般事務のような電話応対、各種書類の作成、データ入力等々を行いますので、未経験でも問題ありません。

学校事務

学校における事務処理、経理、来客対応、備品の貸し出しといった一般事務を行います。

勤務先が会社ではなく、学校というだけで、行う仕事内容は一般的な事務作業と考えて問題ありません。

未経験でもおすすめです。

調剤薬局事務

調剤薬局での受付、処方箋の情報入力、レセプト(調剤報酬明細書)の作成、会計などを行います。

医薬品の検品や入庫、時には発注作業を行うこともあります。

医療事務等同様、資格や経験があると多くの調剤薬局で活かすことができます。

CADオペレーター

設計図の変更や修正などを行う仕事です。

専用システムを使って、設計士や建築士からの指示に従って作業を行います。

専門知識が求められますので、資格の取得がおすすめです。資格取得者や経験者はあらゆる業界で重宝されます。

事務職のおすすめ業界、おすすめではない業界

パソコンと机

スキルやキャリアが高い方の場合

既にスキルや経験があるのであれば、転職は同業界への転職がおすすめです。

例えば医療事務等の専門的なものは、同じ医療業界で活かした方が断然有利。折角のスキルや経験を活かせないような全くの異業界への転職はおすすめできません。

しかし先ほどから申し上げているように、一般事務や経理などの他業界でも活かせるものに関しては業界を超えても十分そのスキルや経験を活かせます。

新卒・未経験の方の場合

今後医療事務等の専門分野の事務をずっと行っていきたいのであれば、専門事務の資格を取得し、その業界で働くことがおすすめ。

しかし一方で、将来様々な業界で働きたい、転職したいという願望があるのであれば、一般事務や経理等の事務職に進むのが使い回しが効くのでおすすめです。

将来どのような形で仕事を行っていきたいかを考え、そのうえで選ぶのがベストです。

事務への転職 履歴書・職務経歴書の書き方と例文

スキルやキャリアが高い方の場合

○○商事で4年間自動車営業部で営業事務を行っておりました。日々の発注処理、データ入力、計上処理等、営業に付随して発生する事務処理は一通りできますし、前職では新入社員のOJTも任されておりました。この経験は、是非御社でも活かしていきたいです。

事務職もスキルや経験があるのであれば、具体的に何をどのくらいやっていたかをアピールすることが大切です。

特に新入社員のOJTや何か役職に就いていたのであれば、是非その旨もアピールして下さい。

新卒・仕事の経験がない人の場合

私は臨機応変な対応ができる人間です。

なぜなら学生時代、文化祭での焼き鳥屋出店の際、発注や会計処理の担当を行ってきたからです。発注量の増減や各種取り決めの変更に伴い、その都度適切な作業を考え、冷静に対応をしてきました。その結果、無事トラブルもなく文化祭を終えられただけでなく、予定よりも20%増の売上を達成することができました。

この経験を活かし、御社でも事務職として活躍したいです。

新卒や仕事の経験がない場合は、スキルや経験者のような形では勝負ができません。したがい、この人を雇ったらどうなるか、メリットはあるのかということを、例文のように企業にイメージさせてあげることが大切です。

事務作業に関連するアルバイト経験があれば、そちらの方が望ましいですが、なければ学生時代の話でも問題ありません。

事務未経験の転職者の場合

アパレル業界の○○で店頭販売の仕事を5年間行っておりました。店頭販売とは言えど、日々の発注処理や在庫管理、売上管理などはパソコンで行っておりましたので、エクセル等基本的なパソコン作業は一通り行えます。

また日々の接客業務や前職でのマナー研修を通し、ビジネスマナーについても身についております。これらのスキルや経験は御社でも是非活かしていきたいです。

未経験者の場合、企業にとって、この人はこの業界でもやっていけるのかが不安になってしまうところです。したがい、未経験ではあるけれども前職でのスキルや経験は活かせるということをアピールすることが大切です。

事務への転職 面接・自己PR・志望動機と例文

先ほどの職務履歴書の内容と重複しますが、基本的には職務履歴書では淡々と経歴のみをつづる形になりますので、こちらの方がより実践的とお考えください。

スキルやキャリアが高い人

○○商事での4年間の営業事務経験を活かし、即戦力として御社の営業部隊を支えたいです。前職で培った日々の発注処理、データ入力、計上処理等、営業に付随して発生する事務処理スキルは私の強みであると考えております。前職では新入社員のOJTも任されておりましたので、是非御社でもこの経験、スキルを活かしていきたいです。

自身のスキルやキャリアを全面的に押し出す形でのアピールがベストです。スキルやキャリアのある人にとっての一番の武器はまさに前職で培ったスキルや経験。具体的に記すことで企業の印象もアップします。

新卒・仕事の経験がない人

御社の○○営業部で営業事務として活躍したいです。なぜなら、御社でなら学生時代の文化祭での発注や会計処理担当を担った経験を自身の強みとして活かす事ができると思っているからです。状況に応じてその都度適切な作業をし、冷静に対応ができるという能力を是非御社でも活かし、営業部隊を支えるサポーターになりたいです。

企業側にどのようなメリットを与えられるのか、自分自身に将来性があるのか否かを企業側にイメージさせられるような文章を作成することが大切です。即戦力や将来性を感じて貰うことに焦点を当てて文章を作成しましょう。

事務未経験の転職者

御社の○○営業部で営業事務として活躍したいです。なぜなら、御社でなら前職での5年間の店頭販売業務で培った経験やスキルを活かられると思ったからです。前職では、日々の発注処理や在庫管理、売上管理などはパソコンで行っておりましたので、パソコン作業には自信があります。また日々の接客業務やマナー研修を通し、ビジネスマナーも身についておりますので、社内外問わず円滑な連携が取れると自負しております。是非これらのスキルや経験を御社で活かしていきたいです。

前職での経験をどのように活かせられるのかを企業側に理解して貰えるような文章が大切です。なぜ事務未経験で事務職として転職するのかは企業にとっては不安でもあり興味のあるところ。きちんと例を挙げて説明すれば怖いものなしです。

面接が不安な方は就活面接必勝ポイントも合わせてご覧ください。

事務職とは仕事内容が多岐にわたり、一言では言い表せることはできません。

どの分野の事務職に就くかによって仕事内容は異なりますし、得られる知識や今後のメリットについても異なってきます。今回挙げたものを参考に、是非事務職についての知識を増やし、ご自身の就活に役立ててくださいね。

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