皆さんこんにちは。
私は以前、某企業にて採用担当をしておりました。その時の経験を元に「残業時間を減らす為の方法」、そして「サービス残業」をテーマにお話させていただきます。
サービス残業の実態に変化が…
サービス残業と聞くと、多くの方が、企業側より無理矢理ノー賃金で残業をさせられている状況が浮かぶことでしょう。
確かにそのような形でサービス残業が行われている実態は存在します。
しかしながら、最近では労働基準法等々に世の中全体が敏感になっているため、以前よりかは強制残業については改善してきているのが実態です。
では、現在多くなってきているサービス残業の形態とは？
それは本来ならば残業として申請して良いにも関わらず、自ら申請することなくサービス残業を選んでしまっているというケースなのです。
原因は残業申請がしづらいという空気
ではなぜ、企業側は残業申請をするよう指示をしているのに、社員はサービス残業を選択するのでしょうか？答えは簡単。いくら企業側に申請を促されても申請ができない状況なのです。
申請しづらい空気が漂っているため、申請したくても申請できないのです。特に、周りがサービス残業をしているのであれば尚更。自分だけ申請したらまずいのでは？という気持ちにより陥ってしまうのです。
残業申請が面倒臭いという現状もあり
私の経験談をお話ししましょう。
私は、毎日２時間は通常の残業とは別にサービス残業をしていました。要は早朝７時〜９時までの２時間の早朝出勤分は残業申請せず、夜の分の残業のみを残業申請していたのです。
この毎日の早朝残業２時間分が如何に金額として凄いものであったか予想できますよね？
またそれとは別に、休日に出社して仕事をしていたこともありましたが、その分も申請はしていませんでした。休日出勤時の時給は通常の倍です。それでも私は申請していなかったのです。
なぜ申請しなかったのか？それは先ほど申し上げた通り、申請できるような空気ではなかったことに加え、申請が面倒であったのです。
残業申請をするためには、必ず事前に正当な理由を説明のうえ部長決裁を得る必要があったため、なかなか申請に踏み切れなかったのです。
いちいち部長にお伺いをたてるのも…と考えると、説明時間と労力を使うのが勿体無く、サービス残業を選択してしまっていたのでした。
残業時間を減らすには
永遠のテーマと言える残業問題。最近では短時間で成果を上げることへと価値がシフトしてきていますが、依然として日本企業においては長時間労働＝美徳の風習が残っており、皆さんの中にも毎日長時間労働をこなしている方も多くいらっしゃるかと思います。
では、ここからは残業を減らす方法についてお話します。
①目的意識を持ちながら作業を行う
仕事をする時、ついついやってしまうのが何も考えずに作業に取り掛かるというもの。しかしながらこの方法は全くもってスピーディーではないですし、効率的ではありません。
すぐに作業に取り掛かるのではなく、何のために行うのか、何が求められているのかを考えてから行った方が結果的には数倍早く、効率的に仕事を終えることができるのです。
断言します。何も考えずに作業を始めますと、必ずと言っていいほどミス、漏れが発生します。そしてその対応に追われ、余計な時間や作業が発生してしまうのです。
目的意識を持って、必要事項や注意事項を整理した上で行えばスムーズに終わる仕事も、余計なトラブル処理に追われてしまったらそれだけで仕事が倍になります。勿体無いですよね？
小さなことかもしれませんが、この意識があるとないとでは全く違います。塵も積もれば山となるではないですが、余計なサービス残業の改善のためにもすぐにでも実践してみましょう。ミスが減るだけで大幅な時間削減になりますよ？
②業務分担を変更する、仕事を周りにふる
「業務分担を変更する」とは、これまで一人で担当していた業務を2人もしくは3人で分けるというように担当者を増やす方法のほか、その業務が得意な別の社員に担当を代えるというような担当変更の方法です。
本人の教育、という観点を抜きにして考えれば、ＰＣ操作が苦手な社員にエクセル等を使った高度な資料作成を依頼しても時間ばかりかかってしまいますよね。
しかしこの「業務分担を変更する」を実行する際には注意が必要です。これまで担当していた社員の「感情」に配慮しなければならないからです。
担当変更を言い渡された本人がへそを曲げてしまうことの無いよう、「あなたにはこの仕事をお願いしたいから、今やっている仕事は●●（後任）さんへお願いしようと思うんだ」というように、「枕言葉」をつけて伝えることが大切です。
また、「●●（後任）さんには▲▲（業務）について勉強してほしいから」というような他の社員の教育の為、という手法も人事担当や上長からの辞令の際によく使われます。
「仕事を周りにふる」と聞くと、周りに仕事を押し付けているかのような印象があるかもしれませんが、そんなことはありません。
本来、それぞれの役割があるわけですので、自身の担当部分以外に関しては周囲にお願いすることは間違ったことではないのです。悪印象が出てしまうのは、やり方が悪いからなのです。
特に外回り等もある営業担当の場合、事務作業は極力事務担当者にふりたいもの。
しかしながら経験上、闇雲に事務担当者にふると、彼女たちから物凄く嫌な顔をされますよね…そのため泣く泣く自分で行い、結果的にサービス残業に繋がってしまったりします。
上手な仕事のふり方とは、“ここまでは自分でやったのでここから先はお願いします。”という形でふるというもの。そして必ず、“その仕事をなぜ行わなければならないのか”を納得させた上で行うことです。
相手の立場に立って考えてみてください。忙しい中仕事をふられるわけですから、自分ばかりが苦しむのは嫌ですよね？また必要性が見出せなければ絶対にやりたくないはずです。それは上司であれ部下であれ同じです。
役割分担を上手に行うことで、依頼された方も納得してくれるはず。私はこの方法で相当な事務作業を担当者にふることができましたよ？
③目標終了時刻を立てて行う
“何日までに終わらせよう。”
このような意識は、社内外における納期があるため、日々皆さんが行っていることでしょう。では何分で終わらせようという意識は日々持っていますか？
決まった予定があれば、それに合わせて行うことはあるものの、分単位で作業を考えるのはなかなか意識をしなければできるものではありませんよね？しかしこの意識の有無で、だらだらと作業することなく、きびきび作業ができるため、結果として大幅な時間短縮となるのです。
意識はしていてもなかなか実践できないという人は、パソコンのスケジュール機能やアラーム機能を使ってみましょう。事前に何を何時に行うのかを入れておくと、時間になるとその予定がポップアップされるので、自然と時間を意識することができますよ？
仕事の漏れもなくなるので一石二鳥。是非やってみてください。
④作業効率を上げる
次に、「作業効率を上げる」という観点においては、今現在その業務にかけている時間や労力をどれだけ省略できるか、つまり「ラクできるか」を考えることで残業時間減につなげることが出来ます。
たとえば事務方の業務であればＰＣ操作の方法を学ぶ、というように自分のスキルを高めることで「ラク」をすることを検討します。
まさに私自身、ＰＣ操作の多い部署におりましたので、「どれだけ早く、正確に業務を進められるか」、によって自身の残業時間が大きく変わってきました。
入社してすぐエクセルを中心としたＰＣ操作が主な業務内容の部署に配属されたこともあり、周囲へもＰＣの操作までは質問しづらく、且つ新人ということで業務も他の社員から比べるとはるかに遅い・・・私の業務に付き合ってくれる周囲の方への申し訳なさもあり、ＰＣの使い方を逐一ネットや参考書で調べながら日々業務を進めるようになりました。
そこで習得した一つの例としては、「単語登録」が挙げられます。ＰＣ画面の右下「ツール」の「単語／用例の登録」という機能を使うことで、「あ」と打つだけで「ありがとうございます。」と自動で表示されるようになります。
この機能を使うだけで飛躍的に入力速度が上がり、文章の入力が苦手な方でもスムーズな文章作成が可能になります。こういった「ラク」になる方法を常に検討する、つまり常により良くなるよう「カイゼン」策を考える癖をつけることが、この「作業効率を上げる」上で重要だと言えます。
⑤業務内容を見直す
最後に「業務内容を見直す」は、上記作業効率を上げるとすこし似ているところがありますが、作業効率が業務の「やり方、方法を工夫する」というのに対し、業務内容を見直すは業務「そのものを見直す」という点で異なっています。
前任から引き継いだから、という理由だけでこれまで何となくやっていた業務。本当にそれ、必要でしょうか？一度振り返って考えてみると案外今はもう不要な業務であることも少なくありません。
たとえば誰も見ていない報告書の作成。もちろん突然作成しなくなるのは業務怠慢とみなされてしまう恐れもありますので、必ず周囲に確認する必要はあります。
確認の際は「この報告書ですが、現在はあまり活用されていないように思いますので、この資料は作成を中止してもよろしいでしょうか。」というように作成をやめることのほか、「現在当社が力を入れている××についての報告書を変更して、より詳細な内容を作成してはいかがでしょうか。」というような代替案の提示を同時に行うことで「やる気が無い」というような印象を避けることが出来ます。
人には「現状維持バイアス」というものが働き、変化を嫌う性質があります。
もともと人は、「今のままでいいや（変えるのが面倒だから、手間だから）」という考えに陥りやすいのです。しかしその「心地良い現状維持」のままでは残業時間の削減をはじめとした「働きかたのカイゼン」にはつながりません。
ぜひ一度ご自身が「現状維持」をしているのでは、という観点から業務の内容を棚卸してみてはいかがでしょうか。
まとめ
いかがでしたか？サービス残業をゼロにするというのは、職場の状況や空気からなかなか難しい面も多いでしょう。
しかしながら普段のちょっとした意識や工夫で、かなりの時間を節約することは可能です。
本来、賃金が発生したとしても、基本的には残業はすべきものではありません。営業時間内で全てを完結できた方が、費用対効果も抜群です。企業にも社員にもメリットがあります。
今回挙げた方法を使って、是非無駄な残業、つまりサービス残業を減らしてみてくださいね。
