「理由があって面接をドタキャンしないといけなくなった」、また、面倒になった・寝坊した等「特別な理由なく面接をすっぽかしてしまった」。
中途採用面接において、そのようなトラブルが起こることも少なくありません。
そこで今記事では、人材紹介会社で働いた私の経験から、中途採用面接を「ドタキャン」「すっぽかし」をした場合のリスクと、すっぽかしてしまった後の対処法・謝罪方法について記載させて頂きます。
以下、対処法などについて記載しておりますが、大前提として、やむを得ない事情がない限り、面接すっぽかしは厳禁です。社会人として、人として約束は守りましょう。
面接の当日キャンセルは、電話・メールの両方で連絡を
まずは直前でトラブルがあり、面接をドタキャンせざるをえなくなった時について見ていきましょう。
面接当日に都合が悪くなった時の対処法
仕事や身体の都合上、どうしても面接に行けなくなることもあると思います。
その際は、身内に不幸があったなど緊急の場合を除き、行けなくなることが分かった時点で、すぐに電話で連絡を入れてください。
メールだと担当者が面接開始時間まで気付かない可能性があるためです。担当者が離席などで電話が繋がらなかった場合は、電話口の方に伝言を頼みましょう。その上でメールも入れておいた方が尚良しです。
これらの対応を行った場合、大抵の企業なら話を聞いてくれ、後日、再度面接の機会を与えてくれます。この時点で不採用となり、面接の話が流れるケースもありますが、そうならないためにも、迅速かつ誠心誠意謝罪しましょう。
転職エージェントを通していた場合の面接ドタキャン
転職エージェントを通しての面接の場合も、まず同じように電話とメールでエージェントに伝えてください。
その時、キャンセルをする理由も転職エージェントにお伝えください。そうすれば同日に面接が入っている場合は、他の面接についてもキャンセルの対応をします。
注意ポイント
インフルエンザなど長期で面接が実施できない場合も同様に、転職エージェントは対応します。また複数の転職エージェントをお使いの場合は、それぞれにご連絡ください。
面接すっぽかしに1番多い例
ではここからは、ドタキャンよりも問題である「すっぽかし」についてお話をさせていただきます。
あくまで私の体感値ですが、すっぽかす人はその企業への入社をすでに投げている人がほとんどです。
「面接が近づくにつれ段々面倒になった、絶対に入社したい程の会社でもないしすっぽかそう」。あるいは「寝坊してしまった、遅刻するとも言い辛いしすっぽかそう」という方です。
ですので、当日以降連絡が一切取れなくなりフェードアウトする方が多いです。
企業側としても転職エージェント側としても、連絡が取れない限り、電話・メールで追いかけるしかないので、これが1番困ります。
面接をすっぽかした時に受ける影響
では仮にすっぽかしてしまった場合、求職者にとってどのようなリスクがあるのでしょうか。
まず、すっぽかした企業とそのグループ会社での面接を2度と受けれなくなる可能性があります。会社によっては、すっぽかした人の履歴を残しており、社内で共有し、ブラックリスト化している場合があります。
親会社がグループ会社の採用も一括して担当しているケースも多々あるため、そのような場合は、絶対に書類選考は通過しません。
どこにでもありそうな中小企業で、ブラックリストに載ってもいいからと思い、気軽にすっぽかしても、意外と大手企業のグループ企業の場合があるので、注意してください。
勿論転職エージェントも黙ってはいません。
法律上、転職したい個人の方をエージェントは拒むことはできないので、サービス利用停止とはなりませんが、エージェントの手元で全ての書類選考がNGとなり、面接まで一切たどり着けないため、事実上の強制退会となる場合があります。
転職エージェントはボランティアでやっている訳ではないので、迷惑をかける人はブロックも行うのです。
すでにすっぽかしてしまった方はどうしようもありませんが、これからすっぽかそうという方は、これだけのリスクがあることを頭に入れておいて下さい。
面接をすっぽかしてしまった時の対処法・言い訳方法
ではここからは、面接をすっぽかしてしまったけど、企業との関係を終えたくない方や謝罪したい方に向けてお話させていただきます。
嘘はつけばつく程、泥沼にはまっていくのでオススメはしませんが、言い訳として1番有効的なのは、「仕事で緊急かつ重要なクレームがあり、その対応に追われた」という理由です。
面接官もビジネスマンなので、この理由に対しては寛容な場合が多いです。
ただ離職中の方は、これは使えないので、注意してください。実体験として、離職しているにも関わらず、この理由で面接をすっぽかした方がいらっしゃったのですが、すぐに嘘がばれ、お見送りとなりました。
2番目に有効的なのは、自身や家族の病気やケガです。「自分自身がインフルエンザになった」「親が緊急入院した」「交通事故にあった」「子どもが熱を出し幼稚園から呼び出しがあった」など。
ただこれらは中途採用の面接以外でも、日常的に使われる言い訳のため、1番目より信憑性が落ちてしまいます。
3番目は、クスっと笑ってしまい思わず許してしまうような理由です。しかし人それぞれ笑いのつぼが違うので、逆に地雷を踏むことになる可能性もありますので、要注意です。
また上記した理由が、本当でも嘘でも、すっぽかした後の対応が非常に大切です。迅速、そして誠実な謝罪が必要です。
転職エージェントや、応募先の企業の担当者も相対するのは、感情を持った人間です。誠意ある謝罪だと感じ取られれば、本来ならば与えられないはずの面接のチャンスなどを貰えることもあるかもしれません。
面接をすっぽかした際の電話・メールでの謝罪例文
面接をすっぽかした場合、相手先企業や転職エージェントから連絡が入ります。それに気づいた時点で、なるべく早く、電話とメールどちらからも謝罪の連絡をした方が無難です。
まずは電話で、すっぽかしたことを謝罪し、面接に行くことができなかった理由を伝えましょう。その後、メールで重ねて謝罪の連絡を入れた方が、相手の心証は良いです。
上記しましたが、相手も心を持った人間です。
非常に優秀な方でも、相手にあまり良い印象を与えない、不快感ばかりを生む方は、応募先の企業から内定を貰えないばかりか、転職エージェントからも愛想を尽かされます。以下のようなメールをすると心証が良いでしょう。
面接先企業への謝罪メール
株式会社○○ △△様
お世話になっております。●●です。
大変お忙しいところ合間を縫って、面接のご調整をして頂いたにも関わらず、
事前にご連絡を差し上げずに、ご面接のお約束時間にお伺いすることができず、大変申し訳ございませんでした。
私事で恐縮ではございますが、
（理由）で当日はお伺いすることが難しく、事前にご連絡ができない状況でした。
このような状況で、身勝手なお願いで本当に申し訳ございませんが、
貴社の選考を辞退するつもりはなく、可能であればもう1度面接の機会を頂けますと幸いです。
この度は誠に申し訳ございませんでした。
何卒ご検討をいただけますと幸いです。引き続きよろしくお願いいたします。
転職エージェントへの謝罪メール
※エージェントはあくまで仲介業者のため、基本的には構成は同じですが、あまり堅苦しく謝罪しなくても問題ありません。
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株式会社○○ △△様
お世話になっております。●●です。
大変お忙しい所、〇〇社のご面接をご調整頂いたにも関わらず、事前のご連絡をせずに、
面接にお伺いすることができず、大変申し訳ございませんでした。
〇〇社への転職の意欲が落ちた訳ではなく、
実は（理由）という状況で、当日は面接に行くことができず、事前にご連絡ができない状況でした。
身勝手なお願いだと重々承知しておりますが、もう1度〇〇社の面接のチャンスを頂けるよう、掛け合っていただくことは可能でしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
誠心誠意伝える
何度も繰り返しますが、面接に行けなくなったことが分かった時点で、なるべく早くその旨を伝えてください。そして誠意を持った対応を心がけてください。
どうしても仕方ない理由だとしても、相手は忙しい合間を縫って、面接の時間を確保しています。そのことを忘れないでください。
そして大前提、面接すっぽかしは厳禁です。社会人として、人として約束は守りましょう。
自分にとって重要な商談や、恋人・上司との約束はすっぽかさないですよね。いかなる理由があろうともそれと同じことと考え、面接に挑んでください。
