仕事術

ビジネスマンにおすすめの手帳術とは?

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最近良く耳にする、手帳術。手帳術が身についている人=格好いいなんてイメージまで付いています。事実、手帳術が身についている人は仕事の進め方がスマート。仕事のできる人が多いです。

ではなぜそうなるのでしょうか?手帳術と仕事、一体どんな関係があるのでしょうか?それは、手帳術には2つのメリットが存在するからなのです。

手帳

なぜ手帳術が必要なのか?

ミス・漏れを防ぐことができる

一つ目のメリットは、当然ではありますが、“ミス・漏れを防ぐことができる”です。自身の手帳に必要タスクを記入し、そしてそれをこまめに確認する為、ミス・漏れの防止に繋がるのです。

そもそもビジネスマンにとって、日々のスケジュール、必要タスクは膨大。また一度決定したスケジュールでも、変更やキャンセルが入ることは日常茶飯事。タスクに関しても、内容が変わることもしばしばですね?

斯様な現実がある以上、いくら記憶力に自身のある人でも記憶だけでは限界があるでしょう。記憶オンリーで全てを管理していくことは、非常に危険なのです。

では手帳でスケジュール、必要タスクを管理したらどうでしょう?ミスや漏れのリスクを回避することができますね?

“手帳術が身についている人は仕事ができる”というのは、まさに斯様な背景があるからなのです。

タイムマネジメントが上手になる

二つ目のメリットは、“タイムマネジメントが上手になる”です。要は、手帳で全てを管理することで、個々の案件が明確となる為、効率良く仕事ができるようになるのです。

例を挙げて説明しましょう。

例えば、10時~11時で商談、15時~16時で社内会議が予定されていたとします。またそれとは別に、明日12時期限の書類作成作業もタスクとして抱えていたとしましょう。

この二つの予定とタスク一件。ただ聞いているだけでは、予定ばかりに注意がいき、タスクを少々後回しにしてしまいがちでしょう。

確かに必要タスクは明日の12時が期限ですので、予定二つと比べれば優先順位が落ちるのも仕方ありません。会議が終わってから書類作成に取り掛かればいいやと思う方も多いでしょう。

しかしながら経験上、それはおすすめできません。と言いますのも、社内会議が予定通りに終わらない、または時間変更となる可能性もあるからです。

その為、予定にばかり注意を払って仕事を進めると、必要タスクが思い通りに進められなくなってしまいます。

予定通りに仕事が進めなくなると、残業が発生したり、納期遅延をしてしまったりと、思わぬトラブルに繋がってしまうのです。

手帳で一括管理をすれば、案件一つ一つの把握は勿論、全体感も把握できます。自身の仕事の全体感を把握することは、隙間時間の利用方法を考えられますし、リスクの発生有無の予測にも繋がりますね?

結果として、仕事の効率アップに繋がるのです。

ではビジネスマンにおすすめの具体的な手帳術とは?

手帳術の必要性やそのメリットについて理解ができましたので、早速実践に移りたいところですが、注意事項があります。

と言いますのも、ただただ日々のスケジュールや必要タスクを手帳に書くだけでは、効果が半減してしまうからです。効果的な手帳術には、ちょっとしたコツが必要なのです。

マイルールを作る

一つ目のコツは、“マイルールを作る”です。

手帳を管理するにあたって、書き方等について最低限のルールを作り、それを守るようにして欲しいのです。理由は簡単。ぱっと見た時や読み返した際に、すぐ理解ができるような手帳にしたいからです。

例えば、予定の書き方。

“10時~ 会議”という形で書くのであれば、全てを“○時~  △△”という形で統一しましょう。ある時は“○時~ △△”、ある時は“△△ ○時~”という形で書きますと、どうしても見づらくなってしまいます。

ちょっとしたことではありますが、注意しましょう。

他にも、予定と必要タスクは別々に記載する、内容によって色ペンを使用する等、自身が“見やすい&分かりやすい”と思えるようなルールを作るようにしましょう。

手帳は何度も読み返し、チェックするもの。したがい、マイルールで見やすさの管理を図ることはとても大切なことなのです。

付箋紙を利用する

二つ目のコツは、“付箋紙を利用する”です。

どのような手帳を利用するかにもよりますが、マンスリー手帳を利用する場合、個々のスペースが小さい為、書ききれない時もあるでしょう。

矢印を引っ張って、空いているスペースに続きを記載する等々も勿論可能ではありますが、毎回そうするわけにもいきませんよね?

そこでおすすめなのが、“付箋紙を利用する”なのです。付箋紙に内容を記載し、それを貼り付ければ、スペースの問題も見やすさの問題も一気に解決してくれるのです。

また付箋紙の良いところは、“簡単に貼って剥がせる”ところです。したがい、付箋紙を貼ったことで隠れてしまったものも、剥がせばすぐに確認ができます。便利ですよね?

他にも付箋紙は、仮の予定やタスクを管理する時にもおすすめ。後々変更の可能性がある場合、付箋紙を利用すると、変更時にすぐはずせる為便利なのです。

付箋紙の“簡単に貼って剥がせる”という特性を活かして、仕事効率をUPさせる“見やすい&分かりやすい”手帳を目指しましょう。

アラーム機能を利用する

三つ目のポイントは、ちょっと応用編、“アラーム機能を利用する”です。

私もそうですが、仕事の際はPCやタブレットを利用する方がほとんどでしょう。中には、仕事の間はずっとPCやタブレットと睨めっこなんて人も多いのでは?

そして斯様な方の場合、作業に集中するあまり、時間の経過に全く気付かない傾向があります。時間を気にすることなく、長々とその作業を行ってしまいがちなのです。

これでは、折角手帳術を駆使して予定やタスク管理を行っても、デスクワークの度に時間を無視してしまいますよね?

そこでおすすめなのが、“アラーム機能を利用する”なのです。PCやタブレットに搭載されているアラーム機能を利用し、時間になったら画面上に予定やタスクを表示させて欲しいのです。

画面上に予定やタスクが現れることで、漏れを防げるだけでなく、そこで一旦今の作業を中断させることができます。

またアラームにより、改めて予定やタスクを再認識できる為、緩んでしまったタイムマネジメントを再度整えられるのです。仕事を効率良く進められるのです。

手帳術とは、決して紙の手帳を利用することだけではないのです。

まとめ

このように手帳術には二つのメリットがあり、そして効果的な利用方法にはコツがあります。

仕事が早く終わらない、ミスが多いなんてことでお悩みならば、まずは手帳術を身につけてみてはいかがでしょう?慣れない間は面倒かもしれませんが、手帳術一つで業務効率は確実にアップしますし、仕事もスムーズに進むはずですよ?

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